El nuevo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos han cambiado un poco las normas del juego. Las empresas no pueden contactar como lo hacían antes con sus clientes potenciales. Si queremos enviar una felicitación navideña o para desear un feliz año nuevo es posible que debamos tener una serie de cosas en cuenta que, hasta ahora, habíamos dejado de lado. En este artículo vamos a ver cómo enviar una felicitación de navidad cumpliendo el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos, GDPR por sus siglas en inglés).

Lo primero, si eres una persona física no te afecta

Ten en cuenta que si eres una persona física que no actúa como empresa (es decir, que no está contactando con clientes o clientes potenciales) el RGPD no te afecta. Esta norma, en su artículo 2, establece expresamente que estas obligaciones no son necesarias para aquellos casos en los que se traten datos personales «efectuado por una persona física en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas».

En pocas palabras, puedes enviar tu felicitación a amigos y conocidos sin problemas. Eso sí, te recomendamos que si las mandas por correo electrónico lo hagas poniendo las direcciones ocultas, para que no puedan ser usadas por personas malintencionadas. Pero eso es otro tema.

Antes de nada, ¿qué es tratamiento de datos?

Verás que en este artículo decimos, en algunos casos, ‘tratamiento’ o ‘tratamiento de datos’. Es la terminología del RGPD, por lo que no te asustes si ves esas palabras. Significa algo muy sencillo: usar datos personales para algo. De ahí que hablemos de ‘tratamiento’. El RGPD regula los tratamientos aunque, como puedes imaginar, esto también tiene implicaciones en la forma en la que se recogen esos datos, cómo se conservan, etc.

Debemos tener una ‘razón’ (base jurídica) para enviar las felicitaciones de navidad según el RGPD

Dicho lo anterior, y si actuamos como una empresa, os recomiendo seguir leyendo. Acuérdate que un autónomo o profesional -médico, abogado, etc.- que manda felicitaciones a sus clientes o clientes potenciales sí que se encuentra regulado por el Reglamento General de Protección de Datos. Por tanto lo que sigue también le será de aplicación.

¿Dudas con el RGPD? Te ayudamos aquí

Una felicitación navideña o una felicitación para desear un feliz año nuevo son, al fin y al cabo, comunicaciones con personas físicas o jurídicas. Ten en cuenta que si estamos hablando de una felicitación dirigida a un correo genérico de una empresa este artículo no te afecta, y deberás acudir a lo que indica la LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información).

El RGPD establece que debes tener una base jurídica, es decir, una ‘razón‘ de las reconocidas en dicho reglamento para poder enviar las comunicaciones. Estas ‘razones’ se encuentran recogidas en el artículo 6 del GDPR, donde podemos encontrar que, para tratar los datos de una persona física, debe haber ocurrido lo que exponemos a continuación. No hemos puesto las causas que no pueden afectar al envío de felicitaciones para no liar o hacer más complicado el artículo.

• Que la persona nos haya dado su consentimiento
• Que el tratamiento, es decir, el uso de sus datos, sea necesario para la consecución de un contrato
• Que haya un interés legítimo por parte de la empresa, siempre que frente a este interés no prevalezca el de la persona de la que se tratan los datos

A continuación veremos, según el caso, cómo hay que proceder para cumplir el RGPD.

Envío de felicitaciones de navidad en base al consentimiento

Una de las ‘razones’o bases legitimadoras para poder enviar comunicaciones es teniendo el consentimiento por parte de la persona física a la que se le envía. Este consentimiento debe ser informado y explícito. Además, deberemos poder demostrar que disponemos de él. Si quieres más información sobre este tipo de consentimientos te recomendamos nuestro artículo sobre cómo cumplir el RGPD gratis, donde tratamos ese tema en uno de los puntos.

Recabar el consentimiento para enviar comunicaciones de estas características (en este caso felicitaciones de navidad) no es común, ya que:

1. No es una comunicación comercial en sí misma, por lo que no nos vale un consentimiento de comunicaciones comerciales
2. Existen otras bases legitimadoras (‘razones’, como estamos llamándolas en este artículo) más fáciles de aplicar para estos casos

Por tanto, si dispones del consentimiento del interesado perfecto, podrás enviar felicitaciones de navidad o de año nuevo sin problema. Si no dispones del consentimiento y quieres enviarlas pero crees que, tal y como son tus clientes, es muy difícil recabarlo, sigue leyendo porque explicamos otras formas para lograrlo.

Envío de felicitaciones de navidad en base al interés legítimo

Aunque muchas empresas piensan que la única manera de enviar comunicaciones a clientes es en base a un contrato o al consentimiento, lo cierto es que también podemos hacerlo en base al interés legítimo. El RGPD así lo reconoce, y está ahí para poder usarse.

El interés legítimo se basa en la necesidad, bajo una serie de circunstancias restrictivas, por parte de la empresa, de comunicarse con el cliente. En el caso de las felicitaciones navideñas tenemos una comunicación que no es estrictamente comercial, es decir, no estamos vendiendo un producto en concreto (más allá de nuestra imagen de marca).

Para ser lo más ajustados a la realidad vamos a diferenciar entre varias posibilidades. Dependiendo de cada una podremos aplicar el interés legítimo o no.

• Clientes actuales: en este caso se trata de un tratamiento que, según nuestro criterio, sí que se enmarcaría dentro del interés legítimo. El envío de una felicitación navideña podría entenderse que forma parte de una relación normal conforme a las costumbres de nuestro país con un cliente.
• Clientes antiguos sin consentimiento: salvo que el cliente haya manifestado su oposición al tratamiento de datos, o algún otro de los derechos que le amparan en base al RGPD y que impidan este tipo de comunicaciones, desde nuestra opinión sí que estaríamos legitimados en base al interés legítimo el envío de una felicitación navideña. Ello en base a que han mostrado interés en el pasado sobre nuestros productos y podríamos entender que deseamos seguir manteniendo relaciones en un futuro. A pesar de todo si se da esta situación habría que estudiar cada caso concreto.
• Clientes potenciales con el que tengamos un consentimiento para enviar comunicaciones comerciales: aunque no se trata de una comunicación comercial estricta, entendemos que el consentimiento para enviar comunicaciones comerciales es más agravado que el de envío de comunicaciones que sean ‘de educación’ como en este caso, por lo que también estaríamos legitimados.
• Clientes potenciales sin consentimiento ni trato anterior: No podemos enviarles una felicitación navideña ya que el tratamiento no se basaría en ninguna base legitimadora.

Otras obligaciones que debemos cumplir

Además de tener la base legitimadora (la ‘razón’ para enviar las felicitaciones) y que la podamos demostrar, también deberemos disponer de un registro de actividades de tratamiento y el resto de documentación al respecto.

Para cumplirlo de forma gratuita te remitimos a nuestro artículo sobre cómo implementar el RGPD gratis.

¿Dudas con el RGPD? Te ayudamos aquí